Autofaturação: o que é?

A autofaturação está incluída na legislação fiscal portuguesa e é um processo cada vez mais utilizado entre os operadores económicos. Será que está a par de toda a informação contida na lei?  

Autofaturação nas empresas

A autofaturação é um processo que medeia as relações comerciais e fiscais entre os clientes e fornecedores de uma empresa. Permite ao cliente, através de um sistema de faturação, substituir os fornecedores na tarefa da emissão das faturas do negócio em questão.

Isto acontece porque existem determinadas atividades económicas, como os pequenos vendedores, que pela sua dimensão ou pela sua informalidade não têm uma estrutura de natureza administrativa que lhes admita emitir faturas, que incluam todos os elementos impostos pelo Artigo 36.º, n.º 5 do Código do IVA.

Condições para a autofacturação

Segundo o Artigo 36.º, n.º11 do respetivo Código do IVA, o prazo de emissão e formalidades das faturas por parte do adquirente dos bens ou dos serviços, fica sujeita às seguintes condições:

Existência de um acordo prévio na forma escrita

Deve existir um acordo prévio, escrito, que pode conter as cláusulas que os intervenientes entenderem. Isto se salvaguardados os interesses da Administração Fiscal, pelo cumprimento das condições listadas no nº 11 do artigo 36º do CIVA.

Prova de que o fornecedor tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo

O adquirente tem que deter alguma prova de aceitação, emitida pelo fornecedor em como este tomou conhecimento da emissão da fatura e também que aceitou o seu conteúdo. Por exemplo, pela assinatura do fornecedor ou do prestador de serviços na fatura, ou outro documento equiparado também emitido pelo adquirente.

Incluir a menção “autofaturação”

Conter a menção “autofaturação”, prova e justifica, por via, que o fornecedor dos bens ou dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura.

É igualmente importante:

  • As faturas emitidas pelo sistema de autofaturação conterem os elementos presentes nas alíneas a) a f) do nº 5 do artigo 36º do CIVA, não existindo um layout específico;
  • Dado o acordo escrito entre o adquirente/cliente e o fornecedor, a partir daquele momento todos os documentos e faturas emitidos entre ambos devem ser através da autofaturação;
  • As faturas elaboradas pelo adquirente também devem obedecer a uma ordem sequencial própria (uma por fornecedor/prestador de serviços);
  • “Quando os fornecedores de bens ou serviços não têm sede, estabelecimento estável ou domicílio no território nacional, e as faturas são elaboradas pelos adquirentes, sujeitos passivos em território nacional, a emissão das faturas deve obedecer às regras impostas no país em que o fornecedor se encontra registado, não cabendo à Administração Fiscal Portuguesa pronunciar-se sobre o assunto”, é o que podemos ler no Portal das Finanças. Segundo o nº 12 do artigo 36º do CIVA, o procedimento previsto no nº 11 fica sujeito a autorização prévia da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).  

Autofaturação: como fazer a comunicação?

Em suma, quem elabora a fatura é o cliente (sujeito que compra um certo bem ou adquire um serviço), ao invés do fornecedor (vendedor ou prestador do serviço).

Sendo que a comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira é então da obrigação do fornecedor, este pode comunicar os elementos das faturas do seguinte modo:

  • O cliente elabora e emite a autofatura, através do Ficheiro SAF-T (PT), começando por colocar os dados do fornecedor e posteriormente transmitindo para o cliente que irá emitir a fatura;
  • O fornecedor concebe um “subutilizador” para que o cliente tenha acesso ao portal das finanças para que consiga enviar os elementos obrigatórios que constam nas faturas.

Utilização de softwares no processo de autofaturação

A utilização de softwares é importante para a importação do ficheiro SAF-T (PT) para a Autoridade Tributária. Através da informação incluída no ficheiro SAF-T (PT) é possível importar vários documentos de faturação diretamente e automaticamente para a Contabilidade.

A PRIMAVERA BSS, empresa tecnológica portuguesa, desenvolveu um software, o ERP PRIMAVERA, que permite implementar a autofaturação.

Surge como complemento o programa de Certificação de Utilizadores PRIMAVERA, cujo objetivo é certificar os utilizadores garantindo os conhecimentos mínimos necessários para a utilização deste software de gestão e faturação. Por exemplo, o módulo de Certificação em Contabilidade e Fiscalidade permite, entre outras:

  • Conhecer as normas fiscais aplicáveis;
  • Implementar a autofaturação na ótica do cliente e do fornecedor;
  • Emitir o ficheiro SAF-T (PT) e comunicar faturas à Autoridade Tributária.

Certifique-se e leve a sua carreira para outro patamar!

 

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