Gestão de tempo: aprender a priorizar

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Saber fazer uma gestão de tempo eficaz é um dos principais desafios para qualquer gestor, pois é ou não verdade que o tempo é um recurso valioso e escasso?

A par disso, alterar alguns comportamentos é fundamental para rentabilizar o tempo e aumentar os níveis de produtividade. Apesar de não haver fórmulas secretas, há algumas dicas que podem ajudar a rentabilizar o tempo.

6 dicas de gestão de tempo

 1. Planear os seus dias

As hipóteses são muitas, pode usar uma aplicação de gestão de tempo, um quadro pendurado numa parede ou até mesmo um bloco de notas.

O mais importante é fazer uma lista, antes do dia começar, com as tarefas a realizar tendo sempre em atenção o tempo necessário para cada uma delas.

Um dos métodos bastante usados é o método Kanban que consiste numa simples To-do List, mas que possui 3 colunas: tarefas por fazer, tarefas em execução e tarefas concluídas. Este método funciona particularmente bem com o auxílio de post-its para os poder movimentar entre colunas.

2. Priorizar tarefas

Depois de elaborar a lista de tarefas a realizar, deve assinalar todas aquelas tarefas que precisam de atenção imediata: tarefas com grau de prioridade maior e prazos de entrega menores.

As tarefas mais prioritárias podem ocupar mais tempo do que as restantes, por isso aproveite os períodos de tempo mais produtivos para as realizar.

3. Dizer não à procrastinação

Ao atrasar as tarefas mais complicadas, podemos comprometer todo o nosso plano diário de tarefas e diminuir significativamente a produtividade. Assim, para que isso não aconteça, após delinear o plano de tarefas, cumpra-o e não se deixe vencer pela procrastinação.

4. Manter o foco nas atividades a realizar

Entre outros aspectos, o que define uma boa gestão de tempo é o foco que dá a cada atividade. É importante entender que “estar ocupado” não quer dizer que seja produtivo.

O que é que isto quer dizer? É simples. Estar um dia inteiro a começar várias tarefas sem concluir nenhuma não é sinónimo de produtividade nem eficiência. Pelo contrário. Evite o multitasking e mantenha o foco numa tarefa de cada vez.

5. Estar à espera de imprevistos

Para além de ter que contar com os imprevistos enquanto estiver a gerir o seu tempo, é importante analisar o tempo médio gasto em tarefas não planeadas no início do dia.

6. Não fazer mais do que consegue

Antes de aceitar um novo desafio verifique que na sua “To-Do List” ainda há espaço para mais uma tarefa. Caso contrário, a menos que a tarefa tenha um grau de prioridade elevado, não adianta estar a comprometer-se e deixar outras tarefas por concluir.

Automatizar processos através de softwares é uma excelente forma de rentabilizar o tempo. Atentas a isso, são cada vez mais as empresas que recorrem a softwares de gestão que permitam automatizar tarefas que, de outra forma, teriam que ser feitas manualmente.

Mas recorrer a softwares de gestão por si só não chega. Sabia que profissionais certificados são em média 20% mais eficientes? É verdade! E é por isso que a procura por profissionais certificados tende a crescer.

Se é utilizador PRIMAVERA mas ainda não conhece o programa de Certificações de Utilizadores em PRIMAVERA, saiba mais e garanta o reconhecimento de competências de utilização em software PRIMAVERA.

Vantagens de uma gestão de tempo eficaz

Saber gerir o tempo de forma eficaz traz várias vantagens, entre as quais:

  • Diminuição dos níveis de stress;
  • Aumento da eficiência e, consequentemente, da produtividade;
  • Menores possibilidades de cometer erros.

Coloque já estas dicas em prática e tire o melhor partido do recurso mais valioso que possui: o seu tempo!

 

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